Antes de que una operación económica llegue a formar parte de un estado financiero, atraviesa varios registros intermedios. Dos de los más importantes son el Libro Diario y el Libro Mayor, que cumplen funciones distintas pero complementarias dentro del ciclo contable.
El Libro Diario: el registro cronológico
El Libro Diario es el registro donde se anotan, en orden cronológico, todas las operaciones que realiza una empresa. Cada anotación —llamada asiento contable— describe qué cuentas se ven afectadas por la operación y por qué importe, respetando siempre el principio de partida doble.
Ejemplo de asiento: el 15 de marzo, la empresa paga $85.000 en efectivo por el alquiler de su local. El asiento debita "Gastos de Alquiler" y acredita "Caja" por el mismo importe.
El Libro Mayor: el registro por cuenta
Mientras que el Libro Diario ordena las operaciones por fecha, el Libro Mayor las reorganiza por cuenta contable. Cada cuenta —Caja, Proveedores, Ventas, Alquileres, etc.— tiene su propia "hoja" o registro dentro del Libro Mayor, donde se acumulan todos los movimientos que la afectaron a lo largo del período.
Esta reorganización es la que permite conocer, en cualquier momento, el saldo de una cuenta específica: cuánto dinero hay en caja, cuánto se le debe a un proveedor determinado o cuánto se ha vendido en el mes.
De los libros a los estados financieros
- Se identifica y documenta cada operación económica (una factura, un pago, un cobro).
- Se registra la operación en el Libro Diario mediante un asiento contable.
- Los importes se trasladan (se "mayorizan") a las cuentas correspondientes del Libro Mayor.
- Se obtienen los saldos de cada cuenta al cierre del período.
- Con esos saldos se elabora el balance de comprobación y, a partir de él, los estados financieros.
Por qué esto importa incluso con sistemas automatizados
La mayoría de las empresas actuales utiliza programas contables que generan estos registros de forma automática a partir de las facturas y comprobantes cargados. Sin embargo, entender la lógica detrás del Libro Diario y el Libro Mayor sigue siendo útil: permite detectar errores de carga, entender por qué un saldo aparece de determinada manera y dialogar con criterio con el estudio contable que asesora a la empresa.
Una vez comprendido este proceso, resulta más sencillo avanzar hacia la lectura de los estados financieros o hacia el diseño de un plan de cuentas adecuado para el negocio.